Reglementen voor het evenement: Integratie- en Opleidingsconferentie voor Poolse Ondernemers
Inhoudsopgave:
- Algemene bepalingen
- Deelnamevoorwaarden
- Diensten van de organisator
- Beperkingen en verboden
- Beeldgebruik van de deelnemers
- Persoonsgegevens
- Klachten
- Ontbinding van de overeenkomst / annulering
- Slotbepalingen
§1 Algemene bepalingen
- Dit reglement stelt de voorwaarden vast voor deelname aan de conferentie met de naam: “Integratie- en Opleidingsconferentie voor Poolse Ondernemers” en ook de specifieke rechten en plichten van de organisator en de deelnemers, verder genoemd als het reglement.
- De organisator van de conferentie is ondernemer Piotr Horszczaruk, die zijn bedrijf “GYBO” voert op het grondgebied van Nederland, gelegen aan de Weegbree 92 in Zwaag, verder genoemd als de Organisator.
- Het hoofddoel van de conferentie is de integratie en vereniging van meer dan duizend inspirerende personen, ondernemers, investeerders, handelaren en mensen uit verschillende sectoren op één plek, zodat ze zakelijke contacten kunnen leggen en hun ervaringen kunnen uitwisselen.
- De conferentie zal plaatsvinden van 14 maart tot en met 15 maart 2025.
- De conferentie vindt plaats in Amersfoort in het Van der Valk hotel, verder genoemd als het Centrum.
- De organisator behoudt zich het recht voor om het programma van de conferentie om redenen buiten diens controle te wijzigen. In dat geval heeft de deelnemer geen recht op schadevergoeding van de organisator.
- Alle belangrijke informatie met betrekking tot de conferentie en eventuele kennisgevingen van wijzigingen in dit reglement zullen op de conferentiewebsite worden gepubliceerd: https://polishbusinesshub.nl/event.
§2 Deelnamevoorwaarden
- Deelname aan de conferentie is mogelijk in de hoedanigheid van deelnemer.
- Deelname aan de conferentie is voor alle deelnemers kostenplichtig.
- Een deelnemer aan de conferentie kan een meerderjarige natuurlijke persoon zijn die een ticket heeft gekocht, alsook een minderjarige persoon op basis van schriftelijke toestemming van een wettelijke vertegenwoordiger of in gezelschap van een meerderjarige.
- De deelnamekosten voor de conferentie zijn afhankelijk van het gekozen pakket.
- De organisator biedt de volgende pakketten aan: silver, gold, platinum en super VIP.
- De kosten van de pakketten zijn beschikbaar op de website van de organisator: https://polishbusinesshub.nl/event/.
- De kosten van de pakketten zijn variabel afhankelijk van promoties. Hoe dichter bij de datum van de conferentie, hoe hoger de prijzen.
- Alle vermelde prijzen zijn netto prijzen en zijn exclusief BTW 21%.
- Tickets kunnen uitsluitend worden gekocht via de distributie op de website: https://polishbusinesshub.nl/event/.
- De organisator bevestigt de aankoop van het ticket met een retour e-mail.
- De organisator staat de aankoop van meerdere tickets op één e-mailadres toe; bevestiging vereist extra correspondentie met de organisator.
- Het aantal beschikbare tickets is beperkt; de organisator voorziet in de verspreiding van slechts fysieke 200 tickets.
- De verkoop van tickets duurt tot 14 maart 2025 of tot de eerder uitverkochte voorraad van tickets.
- In het geval dat de voorraad tickets niet volledig is uitgeput, voorziet de organisator in de mogelijkheid om een ticket op de dag van het evenement aan te schaffen.
- De verificatie van de deelnemers zal plaatsvinden op basis van een deelnemerslijst met naam, achternaam en e-mailadres. Wijzigingen van de deelnemer zijn niet mogelijk.
- De deelnemers zijn volledig verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens, met name de contactgegevens.
§3 Diensten van de Organisator
Bij de prijs van het ticket ontvangt de deelnemer diensten afhankelijk van het gekozen pakket.
Binnen het SILVER pakket ontvangt de deelnemer:
Deelname aan de conferentie
Presentatie van de sprekers
Netwerksessies
Dagelijkse koffie-service
Lunch met warme maaltijden en dranken
Gratis parkeren
Notitieboek + pen
Toegang tot gesloten Facebook-groep
Alcoholische en niet-alcoholische dranken tijdens het netwerken
Binnen het GOLD pakket ontvangt de deelnemer:
Deelname aan de conferentie
Presentatie van de sprekers
Netwerksessies
Dagelijkse koffie-service
Lunch met warme maaltijden en dranken
Gratis parkeren
Notitieboek + pen
Toegang tot gesloten Facebookgroep
Alcoholische en niet-alcoholische dranken tijdens het netwerken
Plaats vanaf de vijfde rij
Videorecording van alle lezingen tijdens de conferentie
Meet & Greet – ontmoeting met de sprekers in een aparte zaal
PLATINIUM pakket 14.03-15.03.2025 conferentie + workshop
Vrijdag 14 maart 2024:
Deelname aan workshops voor een gesloten groep + netwerken
Koffie service, fruit, snacks, alcoholvrije dranken
Zaterdag 15 maart:
Deelname aan de conferentie
Presentatie van de sprekers
Netwerksessies
Dagelijkse koffie-service
Llunch met warme maaltijden en dranken
Gratis parkeren
Notitieboek + pen
Toegang tot gesloten Facebookgroep
Alcoholische en niet-alcoholische dranken tijdens het netwerken
Plaats in de derde en vierde rij
Videorecording van alle lezingen tijdens de conferentie
Meet & Greet – ontmoeting met de sprekers in een aparte zaal
SUPER VIP pakket 14.03-15.03.2025 conferentie + workshop
Vrijdag 14 maart 2024:
Deelname aan workshops voor een gesloten groep + netwerken
Koffie service, fruit, snacks, alcoholvrije dranken
Zaterdag 15 maart:
Deelname aan de conferentie
Presentatie van de sprekers
Netwerksessies
Dagelijkse koffie service
Lunch met warme maaltijden en dranken
Gratis parkeren
Notitieboek + pen
Toegang tot gesloten Facebookgroep
Alcoholische en niet-alcoholische dranken tijdens het netwerken
Plaats in de eerste en tweede rij
Videorecording van alle lezingen tijdens de conferentie
Meet & Greet – ontmoeting met de sprekers in een aparte zaal
Deelname aan het feestdiner na afloop van de conferentie met de sprekers en de organisator
De Organisator biedt geen:
Maaltijden en activiteiten anders dan die in het programma van de conferentie zijn genoemd.
Accommodatie – tenzij deze afzonderlijk is geboekt.
Vervoer van/naar het Centrum.
Vertaling van lezingen, workshops en andere presentaties.
§4 Beperkingen en Verboden
- Tijdens de lezingen en workshops die deel uitmaken van het programma van de conferentie is het ten strengste verboden om alcoholische dranken te consumeren.
- In de eetruimtes van het Centrum is het verboden alcohol te consumeren die buiten het Centrum is gekocht.
- Tijdens de conferentie geldt ook een algeheel rookverbod, behalve op daarvoor aangewezen plaatsen.
- Het is tijdens de conferentie verboden om psychoactieve stoffen te consumeren, met inbegrip van drugs, pepmiddelen, enzovoorts.
- Het is verboden om gevaarlijke voorwerpen het terrein van de conferentie op te brengen, waaronder in het bijzonder vuurwapens, messteken en andere gevaarlijke voorwerpen, explosieve stoffen, pyrotechnische materialen of brandbare stoffen.
- Deelnemers aan de conferentie mogen geen dieren mee het terrein van de conferentie nemen of enige voorwerpen meenemen die een bedreiging voor de veiligheid van de aanwezigen kunnen vormen.
- Tijdens de conferentie zijn gedragingen die de openbare orde, de orde in het Centrum, de voortgang van de conferentie of de veiligheidsvoorschriften kunnen verstoren, verboden.
- Het is tijdens de conferentie verboden om enige inhoud te tonen die als ongepast kan worden beschouwd, waaronder inhoud die aanstootgevend of conflicterend kan zijn, in het bijzonder beledigende of kwetsende inhoud jegens personen, sociale groepen, beroepsgroepen, nationaliteiten vanwege hun raciale afkomst, geslacht, religie, overtuigingen en politieke opvattingen, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een sociale groep, sportvoorkeuren, enzovoorts.
- De deelnemers erkennen dat, indien de organisator of personen die namens hem optreden vaststellen dat een deelnemer met zijn gedrag de bepalingen van dit reglement of de algemeen geldende wetgeving schendt, de organisator of de personen die namens hem optreden de beslissing kunnen nemen om de deelnemer van de conferentie te verwijderen.
- De deelnemers zijn verplicht om de instructies van de beveiligingsmedewerkers en andere ordediensten van de organisator op te volgen, die zijn gericht op het waarborgen van de veiligheid.
- De organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor persoonlijke en materiële schade van deelnemers die zich kunnen voordoen in verband met de conferentie.
- De deelnemers zijn volledig aansprakelijk voor schade die zij aanrichten, zowel op het terrein van de faciliteiten waar activiteiten in verband met de conferentie plaatsvinden als op de accommodatie locaties.
- Alle georganiseerde promotionele activiteiten tijdens de conferentie, in het bijzonder reclame voor eigen activiteiten en het werven van personeel, mogen alleen met toestemming van de organisator worden uitgevoerd.
§5 Beeldmateriaal van Deelnemers
- Deelnemers erkennen en stemmen in met de registratie, vastlegging en verspreiding door de organisator of een door de organisator aangestelde derde van het gehele evenement waaraan zij deelnemen, inclusief hun beeltenissen en uitspraken tijdens en over de conferentie.
- De organisator is bevoegd om het beeld en de uitspraken van de deelnemers tijdens de conferentie te registreren. Acceptatie van het Reglement houdt tevens een afstand van alle toekomstige claims jegens de organisator in verband met een vergoeding voor het gebruik van hun beeld, stem en uitspraken die zijn vastgelegd in het kader van de opname.
- De organisator heeft het recht om het beeld, de stem en de uitspraken van deelnemers die zijn geregistreerd tijdens de opname kosteloos te gebruiken en te verspreiden.
- Het recht van de organisator om het hierboven genoemde beeld te gebruiken, omvat onbeperkt in tijd, vorm en territoriale ruimte het gebruik en de verspreiding van het beeld, evenals het gebruik van uitspraken (inclusief fragmenten) die zijn vastgelegd in het kader van de opname.
- Het recht van de organisator om het beeld en de uitspraken te gebruiken omvat elk gebruik van de gehele opname of fragmenten daarvan door de organisator. Dit recht omvat alle exploitatiegebieden die bekend zijn op het moment van publicatie van dit reglement, en in het bijzonder de weergave en reproductie in webbrowsers, sociale media (bijvoorbeeld Facebook), online videodiensten (bijvoorbeeld YouTube), het opnemen in materialen die verband houden met de activiteiten van de organisator, en in het bijzonder in marketing- en reclame-materialen, het recht op aanpassing, gebruik in multimedia;
§6 Persoonsgegevens
- Door de acceptatie van het reglement geeft de deelnemer toestemming voor de verwerking van zijn persoonsgegevens door de organisator, zoals opgegeven in het registratieformulier.
- De beheerder van de persoonsgegevens van de deelnemer is de organisator.
- De organisator verwerkt de persoonsgegevens van de deelnemer uitsluitend met het doel om de diensten die onder dit Reglement vallen te verlenen, waaronder in het bijzonder alle diensten die deel uitmaken van de Conferentie. In het geval van deelnemers die hiervoor in afzonderlijke formulieren toestemming hebben gegeven, kan de organisator hun persoonsgegevens ook verwerken voor marketingdoeleinden. De organisator verwerkt ook persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op hem rusten, met name de voorschriften die verband houden met belastingverplichtingen.
- De persoonsgegevens van de deelnemer worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) (Pb. EU L 2016, nr. 119, blz. 1) en in overeenstemming met de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens van 10 mei 2018 (Staatsblad 2019, nr. 1781).
- Het verstrekken van persoonsgegevens door de deelnemer is vrijwillig. Ontbreken van toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens door de organisator zal deelname aan de conferentie onmogelijk maken.
- De organisator kan persoonsgegevens van deelnemers doorgeven aan zijn onderaannemers, evenals aan entiteiten die hotel- en cateringdiensten verlenen, voor de uitvoering van de in dit reglement beschreven diensten. In dat geval wordt de dienstverlener die de persoonsgegevens van de deelnemer ontvangt, de beheerder daarvan.
- De persoonsgegevens van de deelnemers worden gedurende een periode van 6 jaar na de beëindiging van de conferentie verwerkt. In het geval van deelnemers die toestemming hebben gegeven voor de verwerking van hun gegevens voor marketingdoeleinden, zullen de persoonsgegevens worden verwerkt tot het moment dat de toestemming wordt ingetrokken.
- Elke deelnemer heeft het recht op toegang tot:
1.de inhoud van zijn persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie van zijn gegevens,
2.rectificatie (correctie) van persoonsgegevens,
3.verwijdering van persoonsgegevens,
4.beperking van de verwerking van persoonsgegevens,
5.overdracht van persoonsgegevens, indien de gegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of toestemming. De organisator zal deze gegevens aan de betrokkene overdragen op een geschikt medium of de gegevens naar de aangewezen entiteit sturen.
6.bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens,
7.het intrekken van de toestemming op elk moment – in het geval dat de toestemming door de contractant is gegeven.
- Toegang tot de gegevens is mogelijk op het kantoor van de organisator. Bovendien biedt de organisator het e-mailadres info@polishbusinesshub.nl aan, waarmee contact kan worden opgenomen over persoonsgegevens.
- Elke deelnemer kan een klacht indienen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
- De organisator zal geen persoonsgegevens van deelnemers buiten de EER doorgeven.
- De organisator neemt geen geautomatiseerde beslissingen op basis van persoonsgegevens, inclusief profilering.
- De organisator past de juiste technische en organisatorische maatregelen toe om een adequaat niveau van bescherming van de verwerkte persoonsgegevens te waarborgen. In het bijzonder beschermt de organisator de gegevens tegen openbaarmaking aan onbevoegden, verwerking in strijd met de geldende voorschriften, en verlies of vernietiging.
§7 Klachten
- Alle klachten, opmerkingen en verzoeken met betrekking tot de organisatie en het verloop van de conferentie kunnen schriftelijk worden ingediend bij de organisator of per e-mail op info@polishbusinesshub.nl.
- De organisator verplicht zich om ingediende klachten binnen 14 dagen na ontvangst door de organisator te behandelen. De indiener van de klacht wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van het resultaat van de klacht, of, indien er geen correspondentieadres is opgegeven, wordt het antwoord op de klacht per e-mail verzonden.
§8 Intrekking van de overeenkomst / Annulering van de diensten van de Organisator
- Conform artikel 38 punt 12 van de wet van 30 mei 2014 over consumentenrechten (Staatsblad 2020, nr. 287) heeft de consument geen recht om de overeenkomst die buiten de bedrijfsruimten of op afstand is gesloten, te annuleren zoals bedoeld in artikel 27 van de bovengenoemde wet.
- De deelnemer heeft het recht om zonder opgave van redenen de diensten van de organisator te annuleren binnen 14 dagen na het sluiten van de overeenkomst op afstand of de overeenkomst buiten de bedrijfsruimten, en moet de organisator hiervan schriftelijk of per e-mail op de hoogte stellen via info@polishbusinesshub.nl. De terugbetaling zal binnen zeven dagen worden uitgevoerd.
- In het geval van annulering verliest het ticket dat aan de deelnemer is uitgegeven, zijn geldigheid.
- In geval van overmacht of andere redenen buiten de controle van de organisator (bijvoorbeeld: bedreiging voor leven en gezondheid van de deelnemers, epidemieën, natuurrampen, noodsituaties) is het mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de organisatie van de conferentie, in de reikwijdte en vorm van de aangeboden diensten, evenals in de datum en locatie van de conferentie.
- In het geval zoals bedoeld in §8 punt 4, verplicht de organisator zich om de deelnemers op de hoogte te stellen van de aangebrachte wijzigingen per e-mail naar het adres dat bij de registratie is opgegeven. De aanvrager heeft het recht om binnen zeven dagen na ontvangst van de informatie af te zien van deelname door een annulering te sturen naar info@polishbusinesshub.nl. Het niet annuleren is gelijk aan de acceptatie van de aangebrachte wijzigingen.
§9 Einde bepalingen
- Dit Reglement maakt integraal deel uit van de overeenkomst die wordt aangegaan met de Deelnemer en de Sprekers.
- De organisator behoudt zich het recht voor om de interpretatie van dit reglement te maken en aanvullende instructies uit te geven.
- Dit reglement treedt in werking op de dag van publicatie op de website van de conferentie.
- De organisator heeft het recht om de bepalingen van het reglement te wijzigen. Wijzigingen treden in werking zeven dagen na publicatie op de website van de conferentie. Voor diensten die al in uitvoering zijn, geldt de versie van het reglement die van kracht was op het moment van reservering door de deelnemer.
- Indien een van de bepalingen van dit reglement door een definitieve rechterlijke uitspraak ongeldig of nietig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen van het reglement van kracht. In plaats van de ongeldige/nietige bepaling wordt de regel toegepast die het dichtst bij de doelstellingen van de ongeldig verklaarde bepaling ligt.
- Alle geschillen die voortvloeien uit deelname aan de conferentie zullen worden beslecht door de bevoegde rechtbank voor de zetel van de organisator, tenzij de algemeen geldende wetgeving anders bepaalt.
- De conferentie heeft een besloten karakter en wordt niet beschouwd als een massale gebeurtenis in de zin van de wet van 23 maart 2009 betreffende de veiligheid van massale evenementen (Staatsblad 2019, nr. 2171).
- Op zaken die niet door dit reglement zijn geregeld, zijn de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek van toepassing.